Les aides aux vacances du comité d’entreprise

Comme cela se produit régulièrement, les services de l’URSSAF communiquent sur les aides aux vacances servies par le comité d’entreprise et plus précisément sur le régime sociale de ces dernières.

> Des aides a priori soumises à cotisations

En préambule, les service de l’URSSAF rappellent que : Toute somme ou avantage en nature versé à un salarié est soumis à cotisations sauf si son exonération est expressément prévue ; Selon une jurisprudence constante de la Cour de cassation, sont ainsi soumis à cotisations les avantages alloués par les comités d’entreprise, à l’exception de ceux ayant le caractère de secours.

Cette position a toutefois été assouplie par l’instruction ministérielle du 17 avril 1985, de sorte que sauf disposition législative ou réglementaire contraire, les prestations se rattachant directement aux activités sociales et culturelles des comités d’entreprises soient, sous certaines conditions et limites, exonérées de cotisations de Sécurité sociale.

Pour les aides conservent ce caractère de prestations relevant des activités sociales et culturelles, elle doivent être accordées sans discrimination à l’ensemble des salariés, en admettant malgré tout une éventuelle modulation selon le revenu fiscal ou la composition du foyer des salariés de l’entreprise.

Extrait de la publication du 21 mai 2014

Le régime social des aides aux vacances servies par le comité d’entreprise. Dans le cadre de leurs activités sociales et culturelles, les comités d’entreprises (CE) sont amenés à servir un certain nombre d’avantages, en espèce comme en nature, aux salariés de l’entreprise et à leur famille.

Toute somme ou avantage en nature versé à un salarié est soumis à cotisations sauf si son exonération est expressément prévue.

En application de cette règle, la Cour de cassation a élaboré une jurisprudence constante qui vise à soumettre à cotisations et contributions sociales les avantages alloués par les comités d’entreprise, à l’exception de ceux ayant le caractère de secours.

Cette position a été assouplies , de sorte que sauf disposition législative ou réglementaire contraire, les prestations se rattachent directement aux activités sociales et culturelles des comités d’entreprises soient, sous certaines conditions et limites, exonérées de cotisations de Sécurité sociale.

Pour conserver la caractère de prestations relevant des activités sociales et culturelles, les aides aux vacances doivent notamment, être accordées sans discrimination à l’ensemble des salariés. Ce principe d’égal accès aux avantages permet néanmoins de moduler, sous conditions, dans leur montant les prestations (selon le revenu fiscal ou la composition du foyer fiscal par exemple) ou de les réserver à certains salariés (nombre limité des prestations par exemple).

 

> Exclusion sous respect de certaines conditions

Les aides (ou participations du comité d’entreprise) sont exclues de l’assiette des cotisations sociales, sous réserve que soient satisfaites les conditions suivantes :

  • L’aide financière du comité d’entreprise est personnalisée ;
  • La montant de l’aide n’excède pas les sommes réellement avancées par le salarié bénéficiaire ;
  • Les dépenses engagées par le salariés (pour lui-même, son conjoint et/ou ses enfants de moins de 26 ans avec justificatifs de scolarité) sont justifiées par tout document pouvant attester de la réalité des dépenses engagées (note de séjours, factures…) ;
  • Les relation entre l’utilisation de la participation du CE et les vacances des intéressés peut être établie.

Justification et personnalisation

Les services de l’URSSAF précise en outre que : Lorsque le justification des dépenses afférentes est apportée, il n’est pas nécessaire, pour admettre l’exonération, que l’avantages soit en outre personnalisé ; A contrario ; la seule personnalisation, non appuyée de justificatifs, n’est pas suffisantes pour accepter l’exclusion des assiettes sociales.

Définir des modalités d’attribution

C’est au comité d’entreprise qu’il appartient de définir les modalités d’attribution de ses participations et de fixer les justificatifs qu’il juge utile pour s’assurer de l’adéquation entre les prestations qu’il alloue et l’objectif poursuivi.

Par de limitation de montant

Les aides (ou participation du comité d’entreprise) ne connaissent aucune limitation de montant.

Elles peuvent ainsi revêtir des formes variées et même se cumuler (versement au salarié, participation en argent, en nature, bon de participation, participation directe auprès des centres de vacances).

Extrait de la publication du 21 mai 2014

Bon à savoir : Ces participations, même non modulées en fonction des ressources familiales peuvent prendre la forme d’une prise en charge directe par le CE ou d’un redressement a posteriori par un chèque nominatif des sommes payées par les salariés.

Elles sont exclues des assiettes sociales lorsque sont satisfaites les conditions suivantes :

 – l’aide financière du comité est personnalisée ;

 – son montant n’excède pas les sommes réellement avancées par le salarié bénéficiaire ;

 – les dépenses engagées par le salarié (pour lui-même, son conjoint et/ou ses enfants de moins de 26 ans avec justificatifs de scolarité) sont justifiées par tout document pouvant attester de la réalité des dépenses engagées (note de séjours, factures…) ;

 – la relation entre l’utilisation de la participation du CE et les vacances des intéressés peut être établie.

Dans l’hypothèse où la justification des dépenses afférentes est apportée, il n’est pas nécessaire, pour admettre l’exonération, que l’avantage soit en outre personnalisé. En revanche, la seuls personnalisation, non appuyée de justificatifs, n’est pas suffisante pour accepter l’exclusion des assiettes sociales.

Il appartient au comité de définir les modalités d’attribution de ses participations et de fixer les justificatifs qu’il juge utile pour s’assurer de l’adéquation entre les prestations qu’il alloue et l’objectif poursuivi.

Aucune limitation de montant n’est prévue. Les participations peuvent revêtir des formes variées et même se cumuler (versement au salarié, participation en argent, en nature, bon de participation, participation directe auprès des centre de vacances).

 

> Participations du comité d’entreprise aux dépenses d’hébergement et de transport

Peuvent bénéficier du champ de la tolérance permet l’exclusion de cotisations sociales

Sont ainsi concernés :

  • Toute les participations aux dépenses d’hébergement et de transport, sous réserve que le comité d’entreprise soit en mesure de produire des justificatifs correspondants ;
  • Les allocations forfaitaires du type indemnités kilométriques ;
  • Les « bons carburant ».

Ne sont pas toutefois pas concernés :

  • Toute les participations aux dépenses d’alimentation ;
  • Les « bons carburants » dont le montant excède le seuil retenu pour 2014, soit 156 euros correspondant remis à 5 % du PMSS.

Ne peuvent pas bénéficier du champ de tolérance

Sont soumis aux cotisations et contribution sociales, les participations ou aides concernant :

  • Les stages de remise à niveau dans une discipline scolaire, de préparation au permis de conduire ou au BAFA organisés pendant les vacances scolaire ;
  • Mes primes dites d’encouragement aux vacances versées forfaitairement à l’ensemble des salariés d’une entreprise sur la base d’une tarif uniforme ;
  • Les journées détente offertes aux seuls salariés travaillant au sein de l’unité de production de la société afin de les remercier pour la travail accompli durant l’année.

Extrait de la publication du 21 mai 2014

 – Participation aux dépenses d’hébergement et de transport pour favoriser le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls :

Les participations du comité d’entreprise destinées à favoriser le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls (âgés de moins de 26 ans et sous réserve de la production d’un justificatif de scolarité), sont exonérées de cotisations et contribution sociales.

Sont concernées le participations aux dépenses d’hébergement et de transport, à l’exclusion de l’alimentation.

Cette prise en charge est exclue des assiettes sociales dès lors que le comité d’entreprise est en mesure de produite les justificatifs établissant la réalité des dépenses engagées : contrat de location de vacances, billet d’avions, de train, reçus de péage, factures d’hôtel, etc.

Les allocations forfaitaires, y compris les indemnités kilométriques, entrent dans l’assiette des cotisations et contributions.

Les bons carburant remis aux salariés à l’occasion de leurs vacances ne peuvent être exonérés qu’au titre de la présomption de non assujettissement des bons d’achat n’excédant pas 156 euros pour l’année 2014 et par salarié.

Dans le cadre d’un dépassement de ce seuil, l’exonération des bons de carburant ne peut être admises. N’entrent pas dans le champ de tolérance et sont donc soumis à cotisations et contributions sociales :

 – les stages de remise à niveau dans une discipline scolaire, de préparation au permis de conduire ou au BAFA organisés pendant les vacances scolaires ;

 – les primes dites d’encouragement aux vacances versées forfaitairement à l’ensemble des salariés d’une entreprise sur la base d’une tarif uniforme ;

les journées détente offertes aux seuls salariés travaillant au sein de l’unité de production de la société afin de les remercier pour le travail accompli durant l’année.

> Autre aides et participations

Les publication de l’URSSAF aborde également d’autres catégories comme :

Les colonies de vacances

La participation ayant pour objectif de favoriser le départ des enfants des salariés de l’entreprise en colonie de vacances est exonérée de cotisations, sous réserve :

  • de la production d’une attestation d’inscription de l’enfant au comité d’entreprise.

Les « cours séjours linguistiques » des enfants à l’étranger (ou séjour de « vacances éducatives »)

L’exonération de la participation du comité d’entreprise est accordée sous réserve que les cours ne constituent pas un part prépondérante du séjour (cours dispensés de manière intensive le matin ou l’après-midi écartant par là même toute notion de vacances).

Les stages de perfectionnement en langue

Ne peuvent bénéficier d’exonération en entrent donc dans l’assiette des cotisations et contributions sociales, le financement de stage de perfectionnement en langue ou les bourses d’études ou d’éloignement (ex : année scolaire à l’étranger).

Classe « verte » ou « classe de neige »

Pour ces deux types de « classes » la participation du comité d’entreprise est totalement exonérée de cotisations et contributions sociales.

Les réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques

Toute les réduction tarifaires accordées au salarié à l’occasion de voyages touristiques, sont exonérées de cotisations et contributions sociales.

> Les cas particulier des « chèques vacances »

Dans ce cas, les services de l’URSSAF rappellent que deux situations peuvent se présenter :

  • L’aide aux vacances est attribuée par le comité, sous forme de participation aux chèques-vacances acquis par l’employeur : la participation est considérée comme un complément de rémunération et les cotisations et contributions sociales sont dues ;
  • L’aide aux vacances est attribuée sous forme de chèque-vacances acquis par le comité d’entreprise, en fonction de critères qu’il détermine librement et sans intervention de l’employeur, ces aides sont exonérées de cotisations et contributions sociales.

Extrait de la publication du 21 mai 2014

- Colonie de vacances

La participation du comité d’entreprise favorisant le départ de enfants en colonie de vacances est exonéré de cotisations, sous réserve de la production d’une attestation d’inscription.

Ce justificatif est a fournir par le salarié au comité d’entreprise.

 – Court séjour linguistique des enfants à l’étranger ou séjour de « vacances éducatives »

La participation au financement du séjour n’est pas soumis à cotisations et contributions sociales à conditions que les cours ne constituent pas une part prépondérante du séjour (cours dispensé de manière intensive de le matin ou l’après-midi écartant par là même toute notion de vacances).

Le financement de stage de perfectionnement en langue ou les bourses d’études ou d’éloignement (ex : année scolaire à l’étranger) entrent dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

 – La classe verte et classe de neige

La participation du CE au financement de ces classes, n’est pas soumise à cotisations

 – Chèques vacances

Deux situations peuvent se présenter : si l’aide aux vacances est attribuée par le comité, sous forme de participation aux chèque-vacances acquis par l’employeur, la participation du comité d’entreprise est alors considérée comme un complément de rémunération et les cotisations et contributions sociales sont dues ; si l’aide aux vacances est attribuée sous forme de chèques-vacances acquis par le comité d’entreprise, en fonction des critère qu’il détermine librement et sans intervention de l’employeur, ces aides sont exonérées de cotisations et contributions sociales.

- Réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques

Les réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques, quelle que soit leur forme (réductions directement supportées par le CE ou remboursements directs au salarié, sur justificatifs), sont exonérées de cotisations et contributions sociales.